איך נדע אם משתלם לנו להתחיל לעבוד עם כלי AI? מדריך קצר להבנת תהליך השילוב של סוכני AI. לקוח קיבל הצעת מחיר וביקש שיחזרו אליו בעוד שבוע. ביום שנקבע, איש המכירות ראה את התזכורת ב־CRM. כדי לחזור ללקוח הוא היה צריך לפתוח את ההצעה, לקרוא את סיכום השיחה ולהיזכר מה הלקוח ביקש לבדוק. בינתיים נכנסו פניות חדשות, והפולואפ נדחה. כשהצוות חזר אליו, הוא כבר התקדם עם ספק אחר. אם זה קורה באופן קבוע, יש כאן מועמד טוב לניסוי עם כלי AI. אפשר לתת לכלי AI להכין את החלק שגוזל זמן: לקרוא את סיכום השיחה, לאתר את הנקודה שנשארה פתוחה ולהציע נוסח להמשך. איש המכירות מקבל טיוטה, בודק אותה ומחליט איך לפנות ללקוח. אותה דרך חשיבה מתאימה גם לשיווק, לשירות לקוחות ולתפעול. מתחילים ממשימה שהצוות כבר מבצע ויודע להעריך את התוצאה שלה.

1. בחרו משימה אחת שהצוות עושה שוב ושוב

בשיווק, למשל, מנהל קמפיינים עובר בכל שבוע על נתוני הפרסום וה־CRM כדי להבין אילו קמפיינים הביאו פניות שהתקדמו למכירה. בשירות לקוחות, נציג שקיבל פנייה שהועברה אליו צריך לקרוא את כל ההתכתבות כדי להבין מה כבר נעשה ומה הלקוח עדיין מחכה לקבל. בשני המקרים, חלק מהעבודה מוקדש לאיסוף ולהבנת מידע לפני שמתקבלת החלטה. כדי לבחור איפה להתחיל, עברו עם הצוות על כמה מקרים מהשבוע האחרון. שאלו כמה פעמים המשימה חזרה, כמה זמן היא לקחה ומה קרה כשהטיפול התעכב. תנו עדיפות למשימה שיש לה אחראי ברור ושכבר קיים עבורה מידע שהצוות יכול לבדוק.

2. מגדירים איזה חלק במשימה מתאים לשילוב כלי־AI

אם הפולואפ מתפספס כי לא נשלחת תזכורת, אפשר להגדיר כלל ב־CRM שיוצר משימה ביום שנקבע. אם התזכורת מגיעה אבל הכנת הפנייה דורשת לעבור על כמה מקורות ולנסח הודעה שמתאימה ללקוח, כאן כלי AI יכול לסייע. הגדירו את המשימה במונחים שהצוות יוכל לבדוק. למשל, הכינו טיוטת פולואפ על סמך סיכום השיחה והצעת המחיר. התייחסו לנושא שהלקוח ביקש לבדוק. אם חסר פרט שמשפיע על הפנייה, סמנו אותו לבדיקה. כך איש המכירות יודע על מה להסתכל כשהטיוטה מגיעה אליו.

3. כדאי למדוד את המצב הקיים לפני הניסוי

במקרה של הצעות מחיר, מדד ראשון הוא שיעור ההצעות שקיבלו פולואפ בזמן מתוך כלל ההצעות שמועד המעקב שלהן הגיע. מדד שני הוא הזמן שהצוות משקיע בהכנת כל פנייה. בניסוי עצמו, זמן ההכנה כולל גם את קריאת הטיוטה ואת התיקונים של איש המכירות. נניח שבחודש טיפוסי הצוות חזר בזמן ל־40 מתוך 100 לקוחות שמועד הפולואפ שלהם הגיע. זו נקודת ייחוס שאפשר להשוות אליה. אפשר לעקוב גם אחר תגובות של לקוחות והצעות שהתקדמו לשלב הבא. אם היו מעט הצעות בתקופת הניסוי, כדאי להמשיך למדוד לפני שמייחסים לכלי שינוי במכירות.

4. חשוב להתחיל עם צוות קטן ולבדוק את הטיוטות

אפשר להתחיל עם שני אנשי מכירות וסוג אחד של הצעות מחיר. הגדירו מראש לאיזה מידע הכלי יכול לגשת ומי מאשר כל הודעה שיוצאת ללקוח. בקשו מהצוות לתעד בקצרה מה תוקן בכל טיוטה. תיקון של ניסוח הוא עניין אחד. תיקון חוזר של מחיר, תנאי מסחרי או התחייבות ללקוח מצביע על בעיה שצריך לפתור לפני הרחבת השימוש. שימו לב גם מתי אנשי המכירות בוחרים לכתוב את ההודעה בעצמם. אם זה קורה בעיקר כשההצעה מורכבת או כשסיכום השיחה חסר, אפשר להגביל את הניסוי לסוגי הפניות שבהם הכלי מקבל מידע מספק.

5. האם החיסכון מצדיק את העלות של שילוב כלי AI?

נניח שהכנת פולואפ ידני אורכת שש דקות, ובדיקה ועריכה של טיוטת AI אורכות שתי דקות. ב־120 פניות בחודש מדובר בחיסכון של שמונה שעות עבודה. את שווי השעות האלה משווים לעלות הכלי, לזמן ההקמה ולתחזוקה השוטפת. במקביל בודקים אם יותר לקוחות קיבלו מענה במועד ואם הצוות הצליח לקדם יותר הצעות לשלב הבא. אם הצוות חוסך זמן, משתמש בטיוטות באופן עקבי ועומד טוב יותר במועדי המעקב, יש בסיס להרחיב את הניסוי. אם רוב ההודעות נכתבות מחדש, בדקו אילו פרטים חסרים לכלי או אילו סוגי פניות מתאימים לו יותר.

6. לסיכום, איך מתחילים בשילוב כלי AI בתהליך?

קבעו חצי שעה עם איש המכירות ופתחו את עשר הצעות המחיר האחרונות שמועד המעקב שלהן עבר. בדקו אילו לקוחות קיבלו פנייה בזמן, איפה הטיפול התעכב וכמה זמן נדרש לאסוף את המידע ולנסח הודעה. אם הכנת ההודעה היא מה שמעכב את הצוות, בקשו מכלי ה־AI להכין טיוטות לשלושה מקרים שכבר טופלו. השתמשו במידע שהיה זמין במועד המעקב. בקשו מאיש המכירות לבדוק אם הטיוטות מדויקות, מתייחסות לבקשת הלקוח וכמה זמן נדרש לערוך אותן. אם הטיוטות שימושיות, ערכו ניסוי של שבועיים עם איש מכירות אחד וסוג אחד של הצעות. הגדירו יעד מראש, למשל לקצר את הכנת הפנייה משש דקות לשלוש, כולל בדיקה ותיקון, ולהגדיל את שיעור הפניות שנשלחות במועד. לפי התוצאות, החליטו אם להרחיב את הניסוי או לשפר את המידע שהכלי מקבל.

הפוסט איפה כדאי להתחיל עם כלי AI בחברה או בעסק? הופיע ראשון בVideo Push